Protokół powypadkowy, zawierający ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, sporządza zespół powypadkowy nie później niż w ciągu 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, po ustaleniu jego okoliczności oraz przyczyn. Ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku w terminie późniejszym niż 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, w wyniku uzasadnionych przeszkód lub trudności, wymaga podania przyczyn tego opóźnienia w treści protokołu powypadkowego.

Do protokołu powypadkowego muszą być dołączone następujące dokumenty:

1. zapis wyjaśnień poszkodowanego w wypadku;
2. zapis informacji uzyskanych od świadków wypadku;
3. inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności:

• pisemna opinia lekarza lub innych specjalistów w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku,
• szkice lub fotografie miejsca wypadku,
• ewentualne odrębne zdanie złożone przez członka zespołu powypadkowego,
• ewentualne uwagi i zastrzeżenia poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego pracownika do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym.

Zespół powypadkowy ma obowiązek sporządzić protokół powypadkowy w niezbędnej liczbie egzemplarzy i z pozostałą dokumentacją powypadkową doręczyć niezwłocznie pracodawcy w celu zatwierdzenia.

Z treścią protokołu powypadkowego, przed jego zatwierdzeniem, zespół powypadkowy musi zapoznać poszkodowanego. Poszkodowany ma prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym - zespół powypadkowy powinien go o tym pouczyć. Poszkodowany ma prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z akt sprawy:

1. notatek,
2. odpisów,
3. kopii.

Zespół powypadkowy ma obowiązek zapoznać z treścią protokołu powypadkowego członków rodziny zmarłego pracownika.

Zespół powypadkowy poucza członków rodziny zmarłego pracownika o prawie zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym.

Członek zespołu powypadkowego ma prawo złożyć do protokołu powypadkowego zdanie odrębne, które powinien w takim przypadku uzasadnić. W razie rozbieżności zdań członków zespołu powypadkowego o treści protokołu powypadkowego decyduje pracodawca.

W terminie 5 dni od dnia sporządzenie protokołu zatwierdza go pracodawca.

Jeżeli:

• do treści protokołu powypadkowego zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika,
• protokół powypadkowy nie odpowiada wymaganiom rozporządzenia o wypadkach,

pracodawca nie zatwierdza go i zwraca taki protokół powypadkowy w celu wyjaśnienia oraz uzupełnienia go przez zespół powypadkowy.

Zespół powypadkowy, po dokonaniu wspomnianych wyjaśnień i uzupełnień, sporządza, jednak nie później niż w terminie 5 dni, nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza protokół powypadkowy niezatwierdzony przez pracodawcę. W przypadku gdy na wniosek pracodawcy poszkodowanego pracownika pracodawca, na którego terenie doszło do wypadku, ustali jego okoliczności i przyczyny oraz następnie przekaże pracodawcy poszkodowanego pracownika dokumentację powypadkową, protokół powypadkowy zatwierdza - odpowiednio wg procedury - pracodawca poszkodowanego pracownika.

Zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca niezwłocznie doręcza:

• poszkodowanemu pracownikowi,
• członkom rodziny zmarłego pracownika - w przypadku wypadku śmiertelnego.

Ponadto protokół powypadkowy dotyczący wypadków:

• śmiertelnych,
• ciężkich,
• zbiorowych,

pracodawca niezwłocznie doręcza właściwemu terytorialnie inspektorowi pracy.

Protokół powypadkowy:

• dotyczący wypadków śmiertelnych, ciężkich oraz zbiorowych,
• zawierający ustalenia naruszające uprawnienia pracownika bądź nieprawidłowe wnioski profilaktyczne,

może być zwrócony pracodawcy przez właściwego terytorialnie inspektora pracy, z uzasadnionym wnioskiem o ponowne ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku. W takiej sytuacji stosuje się procedurę, jak w przypadku niezatwierdzenia i zwrócenia protokołu powypadkowego przez pracodawcę w celu odpowiedniego wyjaśnienia oraz uzupełnienia go przez zespół powypadkowy.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać protokół powypadkowy z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.